En cada despacho y sucursales, los detectives llevarán un Libro-Registro, según el modelo aprobado por Orden INT/318/2011, de 1 de febrero (ver en DESCARGAS), concebido de forma que su tratamiento y archivo pueda ser mecanizado e informatizado, en el que constarán:
- Número de orden del encargo de la investigación, con su fecha de inicio y de finalización
- Indicación del asunto
- Nombre y apellidos o razón social y domicilio del cliente contratante, así como de la persona o personas investigadas
- Delitos perseguibles de oficio conocidos
- Órgano al que se comunicaron
La obligación de llevanza del libro-registro del apartado anterior también corresponderá a los nacionales de Estados miembros de la Unión Europea o de Estados parte en el Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo habilitados como detectives privados en cualquiera de dichos Estados y que pretendan ejercer su profesión en España sin disponer de despacho o sucursal en nuestro país.
En el caso de que sea informatizado, deberá atenerse a lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de datos personales.
Las hojas del Libro-Registro de detectives o, en su caso, las hojas o soportes que se utilicen para la formación posterior de aquél, deberán ser foliadas y selladas con carácter previo al inicio de las anotaciones.
En su primera hoja, la Jefatura Superior de Policía, la Comisaría Provincial o Local, o la Policía Autónoma correspondiente a la demarcación territorial del despacho o de sus delegaciones, asentará la diligencia de habilitación del Libro. En la citada diligencia constarán los siguientes extremos:
- Fin a que se destina el Libro
- Nombre del detective titular del despacho
- Número de orden de inscripción en el Registro de Detectives
- Número de folios de que consta el Libro
- Precepto que cumplimenta la diligencia
- Lugar y fecha de la misma, debiendo estar firmada por el responsable de la respectiva dependencia policial o persona en quien delegue.